スムーズなお問い合わせの為の「5つのポイント」


こちらでは、お客様にお問い合わせをスムーズに行っていただく為の、5つのポイントをご紹介しております。

ビジネスを行う上で、スピードが重要であることは言うまでもありません。

しかし、折角お問い合わせを頂いても、お問い合わせ内容によっては同じ様な事をメールで何度もお伺いしなければならない場合が御座います…。

その様な無駄な時間を少しでも短縮し、的確にお問い合わせいただいた内容にお答えする。
また、これはお見積もりを算出する際にも非常に重要な項目となります。

お問い合わせの際にこちらの5つのポイントを少し意識してご連絡して頂けると、お客様が何を求めていらっしゃるのか?周りにどんな環境があるのか?など、より細かな部分を把握することが出来ますので、お問い合わせの際の参考にしていただけたらと思います。

まずはお客様が行いたいことを出来るだけ詳しく、具体的に教えてください。
各文章に、一言追加いただくだけで結構です。

これは技術的な内容を詳しく書いていただく必要はありませんが、お伺いするに当たり全体的な流れをまとめて頂ければ、より詳細なご返答を行うことが出来ます。

基本的にご連絡いただいた内容からしか判断することが出来ませんので、「この情報は必要かな?」と思われる部分があれば、是非メールに記載頂きご連絡をお願いいたします。

また、各文章に一言追加していただくだけでも把握できる規模が大きく変わって参ります。以下参考文例です。

×な例) メールを自動で返信できるシステムを作りたいのですが?

改善例1:メールを自動で複数に返信できるシステムを作りたいのですが?

改善例2:ホームページの画面上から送信されたメールに対して、即座に確認メールを送りメッセージを伝える。その際に、送信者と管理者の双方に確認メールが届くシステムを作りたいのですが?

改善例3:ホームページの画面上から送信されたメールに対して、即座に確認メールを送りメッセージを伝える。それらのメッセージはWEBからアクセスし管理画面上で行えるものとする。管理画面へのアクセスには制限を設ける。

またその際に、送信者と管理者の双方に確認メールが届き登録データはデータベースに保存される。(データベースは○○が使えます。)

そのデータは、Excelなどで編集可能なフォーマットにてダウンロード可能な状態で保存されます。

今回のシステムの目的は、プログラムを構うことなくWEB上からメッセージの変更ができ、またお問い合わせを頂いた情報を蓄積するところにあります。

※趣旨も記載いただく事により、お客様のご要望をより繊細に把握することができます!

実際に活用される環境なども合わせてご連絡下さい。

お問い合わせの際には、実際にホームページやシステムを設置される環境を合わせてご連絡いただければ環境にあった方法を選択・ご提案することが可能です。それにより的確なご返信・お見積もりを行うことが出来ます。

環境といいますのは、サーバー環境のことになりますのでサーバーの種類やDBの状況などをご連絡下さい。

もし、サーバーに関してよく分からない?という方はご契約もとのサーバー会社名とお申し込みを頂いているプラン名をご連絡願います。

システムフローをご用意できる方はフローも一緒に頂ければ更に詳しい内容をご連絡することが可能です。

こちらはシステムの流れを表したフロー図になります。お問い合わせいただく際にこのフローをご用意できる方は一緒に頂ければより詳しい流れを把握することができますので、対応できる方は合わせてご連絡願います。

また、他社で作られたシステムの改造・カスタマイズをご希望の場合にも、できるだけ以前に作られた際のシステムフロー図をご用意願います。

よく分らない場合、手書きのラフでも構いません。「この画面からここのページに行って、こういう作業を行って、この様なページにたどり着いて…」といった具合に、一連の流れがあれば結構です。
最終的にはご要望をヒアリングし、当社より正式フローをお送りいたします。

納期や料金について厳格な指定がある場合には、お問い合わせ時にあらかじめご連絡をお願いいたします。

完全定額制などの商品の場合には、基本的に7営業日以内の納品となります。
※場合によっては納期がずれる場合が御座います。その際にはあらかじめご連絡いたします。

しかし、完全受注方の開発案件などは、システム構成や規模により金額や納期も大きく異なってしまいます。
その為、お時間を頂き色々とヒアリングさせていただいた結果、料金的には問題なくとも納期的に対応できない場合やその逆の場合も予想されます。

特にお急ぎの案件などの場合は事前に納期またはご使用予定日等をご連絡いただけましたら、対応状況も含め早期にご連絡を行うことが可能です。

アダルトサイトや公序良俗に反する案件、また当サービスの規約に反すると判断した場合にはお受けすることが出来ませんので事前にご確認願います。

せっかくお問い合わせを頂き、複数回にわたる打ち合わせを行ったにも関わらず、それらのサイトが対応不可な場合、納期や料金に関係なく大変申し訳御座いませんが、当社規定によりお受けすることは出来ません。

お問い合わせの際には、必ず事前にご確認のうえお問い合わせ願います。

以上が、お問い合わせいただく際のポイントとなります。

もちろん必ず全てを満たす必要はありませんし、分からない部分があればそのままお問い合わせ頂いても結構です。
その際には、当社スタッフとの打ち合わせの中で一緒に解決して行きましょう。

ただ、何か1つでもお客様で対応できるものがありましたら、お問い合わせの際に合わせてご連絡頂ければ幸いです。